tiistai 22. marraskuuta 2016

Työssäni tarvittava digiosaaminen

Hotellin vastaanotossa digiosaamisen tarve rajoittuu tiettyjen järjestelmien ja ohjelmien hallitsemiseen. Järjestelmät ja ohjelmat tulevat suoraan Cumulus-ketjulta ja niiden käyttöön koulutetaan. Minä hallitsin Office-ohjelmiston käytön jo ennen työelämäjakson alkua ja pääsin käyttämään sitä myös työpaikallani, mutta Exel- ja Outlook-ohjelmat olivat ainoat jotka olivat käytössä päivittäin. 

Tärkeimpänä työkaluna hotellin vastaanotossa näin ORACLE HOSPITALITY OPERAn, tuttavallisemmin Operana tunnetun hotellin varausjärjestelmän. Operaa en ollut käyttänyt aiemmin, mutta se on tullut viikkojen aikana erittäin tutuksi. Järjestelmän kautta tehdään oikeastaan kaikki hotellia pyörittävät toiminnot. Varausten teko ja päivitys, samoin kuin hotellivieraiden sisään- ja uloskirjaus tapahtuu tämän järjestelmän kautta. Laskutukset ja veloitukset, kerroshoidon tiedot ja erilaiset raportit kulkevat kaikki Operan läpi. Nämä kaikki tiedot ovat löydettävissä vastaanoton päätteiltä. Itse ymmärsin Operan perustoiminnot nopeasti ja pääsin jo ensimmäisessä vuorossa kirjaamaan asiakkaita itsekseni sisään. Nyt kuukauden jälkeen minulla on itsevarma olo järjestelmän kanssa ja pärjään vastaanotossa myös itsekseni. 

Esimerkki Operan aloitusnäytöstä (https://itswaroopkrishna.wordpress.com/)


Office-työkalujen käytöstä ei tarvitse vastaanottovirkalijana tuntea kuin perusteet. Wordin käyttö tulee hallita kirjoittaessa erilaisia ohjeita ja vinkkejä koneelle työtovereita varten, mutta tälläisiä ei kirjoitella kovin usein. Exeliä käytetään pitämään kirjaa kokousvarauksista, työtunneista ja myyntitiedoista, mutta näillekin löytyy valmiit toimivat kaavakkeet joihin tiedot syötetään ja tallennetaan. Outlookia käytetään päivittäin pitämään sähköisesti yhteyttä asiakkaisiin, muihin yksiköihin sekä yhteistyökumppaneihin. 

Näiden ohjelmien lisäksi vastaanotossa tulee hallita verkkoselainten ja hakukoneiden käyttö. Asiakkaat esittävät usein kysymyksiä Lahdesta, hotellin ympäristöstä, tapahtumista, liikkeiden ja ravintoloiden aukioloajoista sekä julkisen liikenteen aikatauluista. Kaikkiin kysymyksiin on mahdotonta tietää vastausta, joten Google on vastaanotossa ahkerassa käytössä. Asiakkaat lähettävät palautetta vierailustaan erilaisten varaussivustojen kautta, ja näihin on tärkeää osata vastata. Kaikki tunnuksen ja salasanat sivustoille ja järjestelmiin löytyvät tiedostoina vastaanoton koneilta. 

Aulabaarin ja ravintolan puolella koneissa toimii Cava-kassajärjestelmä. Itse en ole tehnyt vuoroja ravintolan puolella, mutta Cavan käyttö on tullut tutuksi, sillä aulabaari on iltaisin avoinna pidempään kuin hotellin ravintola Huviretki. Taksin tilaaminen asiakkaalle ei tapahdu puhelimitse, vaan respan kännykällä Valopilkku-sovellusta käyttäen. Turvakamerajärjestelmänä Cumuluksessa toimii Mirasys-järjestelmä, jonka käyttö on helppoa. Sisäänkirjautumisen jälkeen näytöltä voi valita tietyn kerroksen tai kameraryhmän joita seurataan. Sauna- ja kokoustiloihin pyrkiessään asiakkaat soittavat summeria, ja on aina hyvä kameroista vilkaista kuka tiloihin on menossa ennen kuin ovi avataan. 
Jos kyseessä olisi ketjuun kuulumaton hotelli, järjestelmiä ja käytettäviä ohjelmia olisi varmasti enemmän, mutta Cumulus-ketju on halunnut tehdä kaikkien hotelliensa vastaanoton toiminnasta mahdollisimman sujuvaa ja yhtenäistä.

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti